Denne personvernerklæringen gir en overordnet beskrivelse av hvordan Kristiansand kommune samler inn og bruker personopplysninger. Siden kommunen leverer et bredt spekter av tjenester og behandler personopplysninger til ulike formål, underlagt ulike lovkrav, er det i tillegg utarbeidet mer detaljerte erklæringer for de ulike tjenesteområdene.
Kommunedirektør er ansvarlig for behandlingene av personopplysninger som gjøres i Kristiansand kommune. De daglige oppgavene som utføres for å oppfylle den behandlingsansvarliges plikter er delegert til systemeiere som har bestemt formålet med de enkelte behandlingene av personopplysninger. I kommuner inngår hovedtyngden av personopplysningene i lovpålagte oppgaver.
Vårt personvernombud skal påse at personvernet ivaretas både for innbyggere og ansatte. Du kan kontakte personvernombudet dersom du har spørsmål om kommunens behandling av personopplysninger som ikke besvares i personvernerklæringen.
Personvernombudet i Kristiansand kommune kan bare hjelpe med spørsmål som gjelder personopplysninger registrert hos Kristiansand kommune.
Kontakt personvernombudet Mer info om personvernombudet
Dersom du ønsker innsyn i, retting, sletting, begrense behandling eller dataportabilitet av egne personopplysninger sendes henvendelsen til oss via dette skjemaet. Skjemaet mottas i sikker kanal og registreres automatisk i sak/arkivsystemet. Det skal ikke benyttes e-post her.
Dersom du tar utskrift av skjemaet og sender pr post er adressen
Kristiansand kommune Postboks 4 4685 Nodeland
Kommunens saksdokumenter registreres i sak-/arkivsystemet og journalopplysningene publiseres daglig i offentlig journal. Dette gjelder også henvendelser og svar i saker om innsyn i, retting eller sletting av personopplysninger. Dersom opplysninger er unntatt offentlighet skal lovhjemmel og eventuell skjerming framgå av den offentlige journalen. Ved forespørsler om innsyn vurderer alltid kommunen om dokumenter kan sendes ut i sladdet versjon dersom de inneholder taushetspliktige opplysninger.
Personopplysningene behandles i hovedsak for å kunne:
De registrerte er i hovedsak:
Kommunen leverer i stor grad lovpålagte tjenester og behandlingsgrunnlaget vil finnes i lovverket. Blant aktuelle lover med forskrifter nevnes:
For tjenester som ikke er lovpålagte, kreves normalt samtykke fra mottaker av tjenesten.
En person kan være registrert i flere systemer avhengig av hvilke tjenester man mottar, eller tidligere har mottatt. Dette kan dreie seg om alt fra helse, barnehage, barnevern, skole og boligtjenester til at man har kommunal båtplass, har fått en parkeringsbot, er politiker eller har mottatt tilskudd eller lån. Som innbygger er man gjerne også skatteyter, og mange eier bolig eller eiendom i kommunen. Dette er bare noen få eksempler på hvilke tjenester kommunen må behandle personopplysninger for å kunne levere. Når de gjelder personer som er ansatt i kommunen vil det være registrert opplysninger knyttet til ansettelsesprosessen og deretter alt som gjelder dokumentasjon om arbeidsforholdet.
Avhengig av hva tjenesten gjelder behandles ulike personopplysninger. Det vil ofte dreie seg om vanlige kontaktopplysninger som; navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer, men kommunen behandler for eksempel også:
Personopplysningene kommer blant annet fra:
For tjenester som ikke er lovpålagt er det normalt frivillig å gi fra seg personopplysningene, men dersom det ikke gjøres kan ikke kommunen levere tjenesten. For tjenester som er lovpålagte er det ikke frivillig å gi fra seg opplysningene.
Personopplysningene benyttes normalt bare til det formål de er samlet inn for. Personopplysningene utleveres til tredjeparter der dette er nødvendig for saksbehandlingen, for eksempel dersom annen offentlig myndighet må uttale seg før et vedtak kan fattes.
Personopplysninger overføres også med hjemmel i lov til for eksempel NAV, sykehus, politi, pensjonsleverandører og skatte- og avgiftsmyndighetene.
I arbeidet mot arbeidslivskriminalitet blir opplysninger om virksomhetene overført til A-krim-samarbeidet som er inngått med Interkommunal arbeidsgiverkontroll i Agder.
Enkelte av behandlingene utføres i systemer som er driftet av eksterne leverandører, eller hvor innlogging gjøres gjennom ID-porten. Kristiansand kommune har inngått databehandleravtaler som regulerer hva leverandørene kan gjøre med personopplysningene som er lagret i systemet. Leverandørene kan som hovedregel ikke benytte personopplysningene til andre formål enn å levere den avtalte tjenesten.
Det tas per i dag ikke automatiserte avgjørelser utelukkende basert på analysering av dine personopplysninger.
De fleste av behandlingene er regulert av arkivlova, forvaltningsloven og offentlighetslova som stiller krav til arkivering av opplysningene, og legger begrensninger på muligheten til å rette eller slette opplysninger. Dette er beskrevet i nevnte lover med forskrifter, samt personopplysningsloven med forskrift. Opplysningene vil derfor normalt bli behandlet for arkivformål i allmennhetens interesse også etter at saksbehandlingen er avsluttet.
Den registreres rettigheter reguleres gjennom personopplysningsloven med forskrift. Den registrerte kan be om retting, sletting og begrensning av behandling av personopplysninger. For enkelte behandlinger kan den registrerte ha rett til såkalt dataportabilitet. Det vil si at du kan kreve å få overført personopplysningene fra oss til noen andre. For de fleste behandlingene vil offentleglova, forvaltningsloven og arkivlova legger begrensninger på muligheten til å rette, slette, begrense behandling og dataportabilitet. Dette gjelder også «retten til å bli glemt».
Innsyn gis så lenge ikke annen lovgiving begrenser innsynsretten. Både henvendelser om innsyn, retting eller sletting skal behandles innen 30 dager. Du skal motta foreløpig svar dersom saksbehandlingstiden antas å bli lenger enn dette.
Det skal være gratis å be om innsyn, retting og sletting, men dersom anmodninger fra en registrert er åpenbart grunnløse eller overdrevne, særlig dersom de gjentas, kan den behandlingsansvarlige enten;
a) Kreve et rimelig gebyr, idet det tas hensyn til administrasjonskostnadene for å gi informasjonen eller treffe de tiltak det anmodes om, eller
b) nekte å etterkomme anmodningen.
Du kan klage til Datatilsynet hvis du ikke er fornøyd med hvordan vi behandler dine personopplysninger eller du mener behandlingen strider med personvernreglene. Informasjon om hvordan du går frem finner du på nettsidene til Datatilsynet.
Kommunens sak-/arkivsystem benyttes i saksbehandling og som digitalt arkiv. Opplysninger som er taushetspliktige er tilgangstyrte ut fra den ansattes tjenestelige behov. Kommunen har i tillegg flere fagsystemer for person- og klientsaker. Også disse er tilgangstyrte og sikret mot uautorisert tilgang. Kommunens ansatte gis også her tilganger ut fra hvilke oppgaver de skal utføre. Alle kommunens ansatte har taushetsplikt.
Forvaltningsloven regulerer parters rettigheter til innsyn i saksdokumenter der de selv er part. Parter har i noen tilfeller også rett til å se taushetspliktige opplysninger om andre parter dersom disse opplysninger har betydning for saken.
Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.
Dersom ikke noen av opplysningene i saken er unntatt offentlighet vil uansett avsender eller mottakers navn framgå av kommunens offentlige journal og på den måten være kjent.
Offentleglova regulerer innsyn i kommunens saksdokumenter. Hovedregelen er at alt er offentlig. Dersom opplysninger eller dokumenter skal unntas fra offentlighet må kommunen vise til hjemmel i lovverket om hvorfor det unntas. Dette for å sikre åpenhet og innsynsmuligheter.
Kommunen har flere åpne innsynsløsninger der dokumenter publiseres i fulltekst på nett. Presse og innbyggere/næringsliv kan søke og hente ut dokumenter ved selvbetjening. Dokumenter som inneholder taushetspliktige opplysninger er ikke tilgjengelig i disse løsningene. Ved å søke i kommunens offentlige journal kan alle og enhver bestille dokumenter. Det gjelder både offentlige dokumenter og dokumenter som er skjermet som unntatt offentlighet i journalen.
Når det mottas bestillinger på dokumenter med opplysninger som er unntatt offentlighet vurderes alltid muligheten til å sende ut dokumentet i sladdet versjon. Dersom det ikke er mulig vil du motta avslag på innsyn sammen med orientering om klagerett.
Lenke til kommunens åpne innsynsløsninger og til den offentlige journalen - https://www.kristiansand.kommune.no/politikk-og-administrasjon/offentlig-journal/
Kristiansand kommune bruker informasjonskapsler for å analysere det generelle brukermønsteret på kristiansand.kommune.no. Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside, som for eksempel kristiansand.kommune.no. Innholdet i informasjonskapslene utveksles mellom din datamaskin og kristiansand.kommune.no hver gang du ser på en nettside. Kapslene sørger for at nettstedet fungerer best mulig. Ingen personlig eller identifiserende informasjon blir lagret og vi kan ikke identifisere enkeltbrukere. I forhold til den norske Ekom-loven er samtykke gitt så lenge innstilinger i nettleseren er satt til å godta informasjonskapsler og det finnes informasjon om bruk av disse på nettsiden. Du kan hindre at informasjonskapsler lagres på datamaskinen ved å endre innstillingene i nettleseren.
ASP.NET_Sessionld:
Informasjonskapselen brukes for at publiseringsløsningen vår skal fungere. Informasjonskapselen fjernes fra datamaskinen når du lukker nettleseren.
__utmz:
Informasjonskapselen ser på hvor du kom fra (søkeord, nøkkelord, link etc.) når du landet på våre sider. Kristiansand kommune bruker Google Analytics for å lese slik informasjon.
__utma:
Informasjonskapselen registrerer hvor mange ganger du har vært inne på våre sider.
__utmb og __utmc:
Informasjonskapslene registrerer hvor lenge du befinner deg på våre sider, og hvor lenge du var der. Disse informasjonskapslene slettes når du forlater våre sider.
__utmt:
Informasjonskapselen kontrollerer antall forespørsler. Disse slettes etter 10 minutter.
EPiServer innlogging
Informasjonskapselen gir tilgang til EPiServer om man er innlogget (gjelder kun ansatte i Kristiansand kommune som har tilgang til EPiServer)
ChosenYear
Informasjonskapselen husker årstall hvis dette er valgt i en meny (for eksempel i Postlister)
SSP-Fantdu
Informasjonskapselen lagrer klikkmønster i tilfelle bruker vil rapportere feil – sender ikke data uten aktiv handling fra bruker
Google Analytics og Monsido
Informasjonskapselen samler inn informasjon for statistikk om bruk av nettsider. Dette for at kommunen skal kunne optimalisere sidene og gjøre de enklere for brukeren. Kommunen får informasjon om hvilke sider som er mest besøkt, hvor brukerne kommer fra, på hvilke tidspunkter sidene er mest besøkt osv.
Hvis du ønsker at informasjonskapsler skal avvises, kan du endre innstillingene i nettleseren din slik at du enten blokkerer informasjonskapsler fra å bli lastet ned automatisk, eller at du får et valg om å laste ned hver enkelt informasjonskapsel. Informasjonskapsler som har blitt lastet ned tidligere kan også slettes fra nettleseren. Mer informasjon om fremgangsmåten kan du finne på nettvett.no .
Hvis du ikke ønsker at informasjonskapsler skal benyttes, må du unnlate å besøke nettstedet.
